Die Kolumne für alle, die etwas zu sagen haben Teil 5: E-Mails schreiben muss man lernen
Fast alle von uns verschicken E-Mails. Täglich. Das ist sowohl im Berufs- als auch im Privatleben nicht mehr wegzudenken und gehört quasi zum guten Ton. Aber Obacht: Die unverfänglichen elektronischen Nachrichten können ganz schnell für dicke Luft sorgen. Aus diesen Grund sagen wir: E-Mails schreiben sollte man lernen.
Es ist nicht zu leugnen. E-Mails haben sehr viele Vorteile. Zuallererst helfen Sie uns dabei Nachrichten in Windeseile, eigentlich sogar schneller als der Wind, zu übermitteln. Sie sind auch in der Geschäftswelt absolut angesehen und können inzwischen sowohl vom Computer als auch von Mobilgeräten problemlos verschickt werden. Nahezu jeder, der einen Email-Account hat, kann Mails fast überall versenden und empfangen. Auch der finanzielle Aufwand für den Versand von Emails ist mehr als überschaubar, denn man braucht in erster Linie nur ein Empfangsgerät und Internetempfang. Die meisten Email-Accounts sind kostenlos oder werden vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.
E-Mails schreiben macht Sinn
In Sachen Umweltschutz ist die elektronische Post ebenfalls von Vorteil: Sie muss nicht transportiert werden und verbraucht im Normalfall kein Papier (lediglich der Stromverbrauch der Server könnte zum Problem werden). E-Mails ersparen uns eine Menge Zeit, da man meist keine langen Adressen schreiben muss und Nachrichten gleich an mehrere Empfänger schicken kann. Sie lassen sich planen, automatisch weiterleiten und sehr gut archivieren. Man kann mit ihnen Bilder, Filme, Bücher, Fotos digitaler Art übermitteln, Glückwünsche versenden und sieht bei Bedarf gleich, ob sie gelesen wurden oder nicht. Nicht zuletzt, können E-Mails mit digitaler Signatur im Rechtsverkehr eingesetzt werden. Alles total praktisch, oder?
Vom Landen im falschen Hals
Wenn der Herbert der Ilse seine nie enden wollende Liebe in einem E-Mail gesteht, dann ist das eine sehr persönliche Nachricht. Könnte sein, die Ilse freut sich. Wenn Dr. Müller dem Geschäftsführer Herrn Meiser den aktuellen Geschäftsbericht schickt, wird es weniger Platz für Gefühle geben. Könnte sein, Herr Meiser ärgert sich. Man sieht hier schon, Emails können beides sein: Höchstprivat und hochoffiziell. Bei der E-Mail-Kommunikation sollte man aber auf jeden Fall einiges beachten, denn im Vergleich zu einem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht, fehlt der elektronischen Post der gesamte Bereich, der durch unsere Mimik, Gestik und dem Klang unserer Stimmen mitschwingt. In dieser Hinsicht sind E-Mails unbedingt mit Vorsicht zu genießen. Sehr schnell werden sie von den Empfängern falsch verstanden.
Was man beim E-Mails schreiben beachten sollte
Haben Sie in einem E-Mail schon einmal ganze Sätze in Großbuchstaben geschrieben und sich dann gewundert, dass Sie keine oder eine unfreundliche Antwort bekommen haben? Mich wundert das nicht im Geringsten, denn GROSS SCHREIBEN GILT IN DER ELEKTRONISCHEN KOMMUNIKATION ALS SCHREIEN!!!!! Wenn Sie dann noch die obligatorische Rufzeichen-Kette verwendet haben, würde ich Ihnen einen kurzen Anruf empfehlen, um die Sache aus der Welt zu räumen. Es gibt aber noch einige andere Fettnäpfchen, in die man beim E-Mail-Schreiben treten kann, und das passiert eigentlich immer unabsichtlich und solange unbemerkt, bis die Antwort kommt (oder es eben keine Antwort gibt). Ich habe Ihnen eine kleine Liste mit Do’s and Dont’s zusammengestellt, die ich Ihnen sowohl privat als auch beruflich sehr ans Herz legen möchte:
- Achten Sie auf Flüchtigkeitsfehler. Schreibt man den Namen falsch oder „Herr“ statt „Frau“, vermittelt ein E-Mail schnell den Anschein, der Empfänger sei dem Absender egal und verdiene die Mühe nicht, ein Mail nochmal zu korrigieren.
- Schreiben Sie im Job nicht zu viele Abkürzungen, vor allem wenn es nicht ausgemacht ist. „MfG“, „LG“ oder „fyeo“ sparen oft nur dem Absender Zeit und wirken nicht seriös. Es gibt sogar Unternehmen, die ihren Mitarbeitern nur bestimmte Kürzel in der Kommunikation erlauben und diese in Handbüchern festschreiben.
- Verfassen Sie klare Betreffzeilen: Den Betreff sieht man bereits, wenn man in den Posteingang schaut. Dieser ist eine wichtige Orientierungsmöglichkeit, um bestimmte Nachrichten wieder zu finden, und oft sogar der Grund weshalb eine Nachricht gelesen wird oder eben nicht. Bleiben Sie klar, beziehen Sie sich auf den Inhalt der Nachricht und vermeiden Sie kryptische Botschaften.
- Finden Sie den passenden „Ton“. Sie wollen einen neuen Kunden an Land ziehen und verwenden hinter jedem Satz ein Emoji? Kann gut ankommen, muss es aber nicht. Sie waren mit dem Empfänger schon Bier trinken und schreiben „Sehr geehrter Herr …“ – ist zwar freundlich, passt aber auch nicht. Überleben Sie sich immer, wem Sie schreiben und passen Sie Ihren Stil dementsprechend an.
- Fassen Sie sich kurz. E-Mails sind prädestiniert für kurze, klare Ansagen, also vermeiden Sie es „Romane“ zu schreiben, außer Sie wollen einen Bestseller landen.
- Verschlüsseln Sie sensible Mails. Alle gängigen E-Mail-Programme verfügen über eine Möglichkeit Nachrichten für Außenstehende unleserlich zu machen. Wenn Sie nicht wissen wie das geht, fragen Sie Kollegen oder Dr. Google.
- Vergessen Sie Ihre Signatur nicht. Am besten mit Telefonnummer, damit man in bestimmten Fällen zurückrufen kann. Manche Sachen klären sich im persönlichen Gespräch schneller.
- Schicken Sie nur an die passenden Absender. Sammel-Emails an ganze Gruppen sind einfach nur nervig.
- Machen Sie nie unnötig Stress. Man kann mit E-Mails Dringlichkeit vermitteln, aber machen Sie das nie, wenn es nicht wirklich dringend ist, sonst werden Sie beim nächsten echten Problem ignoriert.
Zu guter Letzt kann ich Ihnen nur empfehlen, immer nur das zu schreiben, was Sie selber gerne lesen würden. Bleiben Sie höflich, auch wenn Sie zornig sind. Lesen Sie ihre Mails vor dem Absenden noch einmal durch und überlegen Sie sich dabei, wie Ihre Nachricht auf den Empfänger wirken könnte und was zwischen den Zeilen steht. UND SCHREIBEN SIE UM HIMMELS WILLEN KLEIN!!!!!!!!!!!!
Ich freue mich auf interessante Einsichten Ihrer- und meinerseits,
Ihr Markus Neumeyer
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